법적 분쟁이 일어나기 전 단계에서 해당 사실에 대한 증명력을 높이기 위해 사용하는 수단으로 우체국에서 공적 증명을 하는 성격을 띠기 때문에 증거보전 및 심리적 압박을 통한 실행 이행을 목적으로 합니다. 내용증명서에 대해 작성방법 및 처리절차, 유의사항에 대해 정리해 보았습니다.
내용증명 작성 방법과 처리절차
1) 내용증명
내용증명이란 어떠한 내용의 문서를 수취인에게 발송하여 그 사실을 알렸다는 것을 공적으로 증명하는 것을 말하는데 법적 분쟁이 발생했을 경우 증명력을 갖기 위함입니다. 대체적으로 채권자가 채무자에게 흔히 보내는 것으로 대부분 법적 소송의 전 단계에서 이루어지며, 특정 사항에 대해 우체국에서 공적으로 증명하는 성격을 지니며, 소기의 목적 달성을 위함으로 사용되는 일반적인 방법입니다.
2) 내용증명서 발송목적
발송목적으로는 증거보전, 심리적 압박으로 인한 이행, 정확한 내용 및 변경사항에 대해 알리는 것에 목적이 있습니다.
- 증거보전
- 채무자 등에 대한 심리적 압박으로 이행을 실현하게 하기 위함
- 계약해지, 시효중단 등 통보의 경우
- 채권양도 통지 및 지연, 지체, 손해배상의 청구를 요할 때
3) 내용증명서 작성요령 및 처리절차
1. 작성요령
특별한 형식이 정해져 있는 것은 아닙니다. 다만 상대방에게 정확한 내용을 전달하려는 목적이니 육하원칙에 따라 간단명료하게 기재하면 되겠습니다. 이는 분쟁 발생 시 증거로 사용되는 내용이기에 모든 사실을 기재해야 합니다.
통상적으로 발신인, 수신인 각각의 이름과 주소, 전달할 내용, 발송일자 정도 작성하면 됩니다.
2. 내용증명서 처리절차
① 내용증명서 3부 작성 후 우체국 접수창구에 접수
- 내용증명 우편이라고 말씀하시면 됩니다.
- 편지봉투는 수취인에게 보낼 봉투 1부만 있으면 됩니다.
② 내용증명 총 3부
- 발송인 1부 보관
- 우체국(3년간) 1부 보관
- 수취인 배송 1부
※ 내용증명 서류가 2장 이상일 경우 합철 하고 그 부분에 발송인의 도장 및 날인을 해야 합니다.
③ 수취인에게 배송
- 수취인이 부재중일 경우나 주소지가 다를 경우 내용증명서가 반송되며 반송 사실이 기록이 됩니다.
4) 내용증명서 수취인이 알아두어야 할 사항
수취인은 내용증명서를 받게 되면 꼼꼼하고 면밀하게 내용을 살펴보고 검토해야 하며 발송인의 내용의 주장이 틀리거나 부당하다 판단될 경우에는 그 내용을 기재하여 이 또한 내용증명 우편으로 발송해야 합니다.
만일 이 내용을 확인했음에도 불구하고 아무런 조치를 취하지 않을 경우 보내온 내용의 주장이 틀리거나 부당하지 않고 그대로 인정하겠다는 것이 되어 분쟁 발생 시 불리하게 작용될 수 있으니 방치하지 말고 신중하게 검토 후 대처해야 합니다.
5) 내용증명서 작성 시 유의사항
정확히 알아 둬야 할 점은 내용증명을 발송했다는 사실만으로 법적인 효력을 얻는 것은 아닙니다. 그 내용을 전달했다는 사실에 대한 증명력을 갖고 증거가 되는 것입니다. 또한 열심히 이행하고 있는 자에게 독촉 등의 의미로 내용증명서를 발송할 경우 오히려 반감을 일으켜 의도했던 바와 다르게 행해질 수 있으니 이점 유의하시기 바랍니다.
내용증명 발송은 정확한 내용 전달을 위함으로 채권자들이 흔히 채무자에게 심리적 압박 및 실행 이행을 요구하기 위할 때 사용하는 방법이며, 또한 우체국에서 공적 증명을 해주는 의미로 추후 분쟁이 발생할 경우 증거가 되는 자료가 될 수 있습니다. 이에 내용증명을 발송하는 사람도 받는 사람도 모두가 신중히 대처해야 하겠습니다.